當你(nǐ)想要寫一封投訴信

好像我們總是有(yǒu)很(hěn)多(duō)事需要抱怨：散架的東西、延遲的航班、粗魯的收銀員，這個(gè)單子可(kě)以一直列下去。投訴信可(kě)以把問題放到明(míng)面上(shàng)來(lái)，從而找到适當的解決方法。

但(dàn)發洩和(hé)投訴是有(yǒu)差别的，理(lǐ)解這一點很(hěn)重要。在投訴信裏，這是完全不同的。發洩是為(wèi)了表達問題引發的不滿，而投訴則是以一種有(yǒu)技(jì)巧的、冷靜的的方式讓對方知道(dào)，發生(shēng)了什麽、需要怎樣解決。無論如何，在投訴信中發洩是不會(huì)起到作(zuò)用的。

寫投訴信的目的是讓對方了解你(nǐ)的不滿。你(nǐ)也可(kě)以要求對方解決問題，比如要求退款、換貨或是道(dào)歉。投訴信的讀者有(yǒu)可(kě)能是惹出問題的人(rén)，如果是在一個(gè)大(dà)公司中，更有(yǒu)可(kě)能是其他不相幹的人(rén)。你(nǐ)需要考慮一下讀者身份的問題，投訴時(shí)盡量清晰、冷靜，心平氣和(hé)地把問題叙述清楚，其實隻要保持禮貌就足夠了。如果你(nǐ)在信中大(dà)發脾氣，羞辱讀者，問題很(hěn)可(kě)能得(de)不到解決。如果你(nǐ)對某件事非常不滿，很(hěn)可(kě)能就會(huì)漏掉一些(xiē)內(nèi)容。即便你(nǐ)隻是打個(gè)初稿，也需要花(huā)些(xiē)時(shí)間(jiān)理(lǐ)一下想說的事情。

組織好投訴的內(nèi)容，這樣能方便讀者閱讀。示範提綱能幫助你(nǐ)整理(lǐ)好信的結構。你(nǐ)應當将打初稿這一步納入計(jì)劃之中，并且至少(shǎo)要修改一次。第一次寫得(de)很(hěn)有(yǒu)可(kě)能會(huì)不太好，可(kě)能會(huì)寫得(de)過長，會(huì)有(yǒu)太多(duō)與讀者不相幹的細節。你(nǐ)可(kě)以請(qǐng)一位朋友(yǒu)或同事幫助你(nǐ)讀一讀，看看語氣是否妥當，描述是否簡明(míng)，訴求是否清晰，是否有(yǒu)筆誤或拼寫錯誤。

投訴信應當簡潔明(míng)了、重點明(míng)晰。以下是湖(hú)南企發的小(xiǎo)雪為(wèi)您總結的示範提綱：

開(kāi)頭：一開(kāi)頭就向對方說明(míng)，你(nǐ)是在對某件産品或某種服務進行(xíng)投訴，說明(míng)你(nǐ)的訴求。

中間(jiān)：冷靜地描述情況以及對你(nǐ)造成的後果。

結尾：重申自己的訴求，提出一個(gè)雙方都能接受的解決方案。感謝你(nǐ)的讀者，告訴他盡快聯系你(nǐ)的方式，給出最後期限。

以下是湖(hú)南企發代寫平台的小(xiǎo)夥伴為(wèi)您總結的寫作(zuò)要點：

(1) 如果你(nǐ)能找到負責人(rén)，直接将投訴信寄給他。一旦有(yǒu)了确定的目标，問題能夠得(de)到回複和(hé)妥善解決的概率也就增大(dà)了。

(2) 目标明(míng)确，将關注點放在希望解決的事上(shàng)。

(3) 加入具體(tǐ)的細節，發生(shēng)了什麽？是何時(shí)發生(shēng)的？

(4) 闡明(míng)事件造成的後果。有(yǒu)沒有(yǒu)因為(wèi)最終沒有(yǒu)露面的服務人(rén)員而耽誤了半天時(shí)間(jiān)的工作(zuò)？女兒是否被設計(jì)不合理(lǐ)的烤箱門(mén)割傷？是否因為(wèi)背包丢失而耽誤了用藥的時(shí)間(jiān)？如果有(yǒu)，寫出來(lái)。

(5) 不要在氣頭上(shàng)寫作(zuò)。雖然應該趁着記憶清晰的時(shí)候來(lái)寫，但(dàn)在動筆前一定要冷靜下來(lái)。

(6) 不要表現出不必要的憤怒。一旦你(nǐ)在投訴時(shí)失去了冷靜，對方就很(hěn)容易會(huì)将你(nǐ)視(shì)為(wèi)怪人(rén)。要保持冷靜，并表現出專業素養，将目标牢記在心。你(nǐ)可(kě)以向家(jiā)人(rén)或朋友(yǒu)抱怨，但(dàn)不要在信裏抱怨。

(7) 即便你(nǐ)很(hěn)沖動，也永遠不要使用侮辱性的語言。無論你(nǐ)有(yǒu)多(duō)憤怒、多(duō)失望，都沒有(yǒu)理(lǐ)由表現得(de)那(nà)麽粗魯。